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【今の時代に合った仕事の進め方に変えよう】
- ポイント１ 「切り替えコスト」を意識する
- ポイント２ 「タスク置き場」を絞る
- ポイント３ 時間予算カレンダーを作る
◆目次◆
第１章 なぜギリギリになってしまうのか？
第２章 アタマの切り換えを減らす
第３章 仕事のスケジュールを組むための「仕分け術」
第４章 「いつまでに」を癖にする「デッドライン」の守り方
第５章 振り回されない「コントロール術」
第６章 探す時間を減らす「タスク置き場」の作り方
第７章 習慣とテクノロジーで進化する時間管理
第８章 仕事のやり直しを防ぐ「逆算思考術」
第９章 時間は金よりケチって使え！
第10章 よくある失敗とその対策
読んだきっかけ
明日香出版社様よりご恵贈いただきました。ありがとうございます。
こんな本です
時代が大きく変わり、過去の常識や当たり前が通用しなくなっている(P5)
ムダな努力をしないためにも、今の時代に合った仕事の進め方に変えていく必要があります(P5)
「やる気」に頼らず、段取りのやり方をバージョンアップすることで成果を上げてきた著者。生きた方法を学べます。
2018年に出版された『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！』を加筆修正したもの。
主にAIを使った方法などが新しくなり、「決定版」になっています。
この記事では、主に「時間を効率よく使って成果を上げる方法」についてご紹介します。
ポイント１ 「切り替えコスト」を意識する
切り替えコストとは、ある仕事を行っているときに、別の仕事に着手する際に発生するストレスであり、浪費した時間やムダ(P38)
マルチタスクは脳に負担になるうえ、作業効率が悪いというのはよく聞く話。
同時にふたつの仕事はしないよう意識していても、「切り替えコスト」は頻繁に発生しています。
Aに取り組んでいたのにＢをやらなければならなくなったり、作業中に別の仕事を依頼される、ということは日常当たり前のように起きますよね。
それをコストとして意識し、できるだけ避けようというのが著者の主張です。
おすすめは「仕事の時間割」を作ること。
あなたの仕事を中断させている要因を洗い出し、それを避けられるような時間割を作っていきましょう。
もちろん、誰かと働く以上、すべてを思い通りにすることはできません。
その中でも少しずつ、邪魔されない時間や仕事がうまく回る順番などを作っていくのです。
自ら予定をコントロールすることで、集中力が増し、仕事の効率や生産性を上げられます。
効果が体感できれば、さらに自分のスケジュールをコントロールしようという意欲が湧き、好循環に入れます。
ポイント２ 「タスク置き場」を絞る
タスク置き場とは、「やらなければいけない仕事関連の資料や情報が保管・管理されている場所」のこと。
やるべき仕事を洗い出し、絞る時、あなたはどこを見るでしょうか。何か所見ているか、意識したことはありますか？
一度数えてみましょう。
メールも、個人とグループのアカウントを見ているならそれぞれ別に２として数えます。
表を見て愕然、自分で思っている以上にタスク置き場は分散されています。中には50以上ある人もいるそう。
ふだんの生活でも、効率よくミスなく作業をするには、必要なものをまとめておくのは基本ですよね。
タスクは目に見えませんが、同じです。
タスク置き場の数を減らしていくことで効率化でき、ミスも減る。
手書きメモも、スマホで写真を撮って自分にメールしておくこと。
あちこち探す手間が省け、管理が楽になるそうです。
「あのメモどこに置いたっけ」
「どこかに書いたんだけど、どこだったかな」
がなくなるだけでも、仕事は速くなります。
ポイント３ 時間予算カレンダーを作る
時間もお金のように予算管理できる。
著者は「時間を予算管理する」ことを勧めています。
カレンダーを活用すれば、「何にどれくらい時間を使うか」を管理できます。
著者のおすすめツールはデジタルカレンダー*1を使い、「なりたい自分（理想）」と「実際の自分（現実）」のスケジュールを比較すること。
- 通常のカレンダーとは別に、「時間予算カレンダー」というカレンダーを作り、理想のスケジュールを組む
- ふだん使っているカレンダーに「実際に起きた予定や活動」をもとにカレンダーに反映させる
- ふたつを比較し、振り返る
- ギャップが起きた原因と対策を考える
これを繰り返すことで、時間を予算内に収められるようになってきます。
さらに、著者はカレンダーに「できたこと」を記録するよう勧めています。
「できたこと」をまとめて見返せるようになると、自信が持てるようになります。
また、どのように課題を解決したのか、改善したのかを記録することで、新たな気づきな学びが得られ、似たような課題に対応できる力がつきます。
そのためにも、通常のカレンダーには実際にかかった時間と併せて、簡単でもいいので「できたこと」や改善した方法を記録しておきましょう。
小さな記録の蓄積があなたの自信を育てます。
こんな人にオススメ
自分のやり方では頭打ち、と感じている人に特におすすめです
レベル
破できていないところを見直すだけで、大きな成果が得られます
私のアクション：Googleカレンダーに「時間予算カレンダー」も入れてみる
※この本のメモはありません
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*1:明記はされていませんが、おそらくGoogleカレンダー
