毎日「ゴキゲン♪」の法則

自分を成長させる読書日記。今の関心は習慣化、生産性、手帳・ノート術です。

シンプルが長続きの秘訣☆☆☆

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

以前オフィスで仕事に追われる日々を過ごしていた頃、仕事の生産性を上げる方法やいかに合理化して無駄を省くか、という本ばかり読んでいた時期がある。その中のいくつかは身についたこともあるが(例えばピーク時間をずらして行動することで待ち時間のロスを減らすとか、嫌な仕事から片付けた方が楽とか、ついでにできることをひとつにまとめておく癖をつけるなど)、どうしても軌道に乗せられなかったのがリストを作って仕事を管理すること。正直言ってこの本を読む時もそれほど期待していなかった。だが、読んでやってみようかな、という気になった。

この本は著者デビッド・アレンが提案するGTD(Getting Things Done)に関するヒントを52個集めたもの。おそらくGTDをやってみたけど続かない、モチベーションが下がってきた、という人がちょっと読むといい本なのだろう。監訳者田口元さんの解説が巻頭と巻末にあり、やり方は第5章にあるが、詳しくは前著*1を読んだ方がよさそうだ。私もこれから読んでみる予定。

私が気に入ったポイントは2つ。

  1. 頭は考えるためのものであって、何かを保管するためのものではない。だから全部書き出してしまおう!
  2. 著者が提案しているのはシステム・やり方であって、それさえ守れれば使うツールは好きなものでよい。紙でもパソコンでも、その併用でもOK。

著者の勧めるシステムはとてもシンプルで明快だ。調子が悪い時でも、風邪でダウンしている時でも使えるシステムであること。確かに、長く続けるためには調子のいい時に合わせるのではなく、最低ラインで維持できることが必要だ。
とにかく頭をカラッポにしてしまう。やらなければならないことはすべてリスト化して頭から消してしまう。そうすることで日々の生産性を高める。リストは常に最新の情報にしておく必要があるので、週に1回チェックを行う。
すでにこのシステムを5年使っている田口さんによると、週次レビュー(週に1回のチェック)が続くかどうかでこのシステムを継続できるかが決まり、週次レビューが習慣化するには最初に頭をまったくカラッポにする快感を体験したかどうかで決まるそうだ。そのためには2〜3時間はかけた方がいいらしい。

面白そうなのでこのあとやってみることにする。その後についてはまた報告します。

以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。

やるべきことは3つ
  1. 頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出して意識的に把握しよう(全部、というのがとても重要だ)。
  2. 書き出した「やりかけの仕事」に対して、次に取るべき行動を決めよう。
  3. そうして決めた「次に取るべき行動」を信頼できるシステムで管理し、定期的に見直そう。
「目の前にふってきた仕事はすぐさま片付ける癖」をつけよう

目の前のこまごまとしたものを片付ける能力はあなたが思っているよりもずっと重要だし、経験と練習を必要とする。優先順位をつけることはたしかに重要だ。どの雑誌を読むべきか、どのメールに返信すべきかを決める時にはもちろん役に立つ。しかし、手際よく処理し、何が起ころうともさっさと片付けていく能力は、優先順位を決めたからといって自動的に身につくものではない。

リストを作る本当の目的

この作業をする本当の理由をわかっていない人が多い。こうした「プロジェクト」リストを作るのは、リストの項目を達成するだけでその他のことは何もしない、というわけではないのだ。その本当の目的とは「やりかけの仕事を片付けることによって、本当にやりたいことのために集中力と創造的なエネルギーを100パーセント使えるようにすること」なのだ。

何が何だかわからない!というときにやるべきことは2つ
  1. 意図する結果や目標を明らかにすること
  2. その方向へ進むための次の行動を決めること
人生における成功というのは

古いルールでのゲームにいかに長けていたかではなく、どれほど素早く新しいルールのゲームを受け入れ、再出発できるかにかかっているのだ。
あなたの世界に起こる出来事には、良いことも悪いこともない。世界というものは、ただ、そうなっているだけなのだ。あなたがそれにどう関わっていくかを変えることができてはじめて、今までと違う結果を得ることができる。
プロのレーサーは口をそろえて言う。「最も危険なのは惰性で運転することだ」。だから、あなたも意識してペダルを踏み続けなければならない。せっかく参加しているゲームなのだから、思いっきりやってみようじゃないか。

ベストを尽くすというのは

今この瞬間から、だれにでもできることだ。しかも状況に応じてさまざまな形をとりうる、生き生きとした、躍動感にあふれる体験なのだ。そしてあなたがそう選択すれば、いつでも「勝つ」ことができるものである。
しかし、ベストを尽くすことによって得られる、ものすごい解放感は、そう簡単に手に入るものではない。これを得るには自分の限界ギリギリまでいかなければならない。「何がベストか?」と自分自身に問いかけ、内面の声に耳を傾け、そこで得た答えに応じるだけの勇気を奮い起こさなければならない。それは目の前のお楽しみを一時お預けにしたり、慣れ親しんだ習慣を見直したり、自分自身を疑ってかかるといったことさえも意味するのだ。
「今、何をすることが私にとってのベストだろうか?」。そう問いかけ、それに対する答えに耳を傾けて実行すると決意したならば、自分の心のどこかにある「疑い」や「ためらい」や「決めつけ」に攻撃されても、くじけるべきではない。そういう陰湿な方法で攻撃する術を知っているのは、ただ1人、あなた自身のネガティブの部分にほかならない。それに負けてはいけない。本当にベストを尽くすことに集中しているときには(少なくともその瞬間は)過去のことを忘れ、許し、未来に対する恐れさえも忘れることができる。何と健康的な体験だろう!

どれだけ早く「何でも来い!(READY for ANYTHING)」状態になれるか

いざというときに、素早くリラックスし、次にすべきことに集中することができる能力である。
次々とあらわれる新しい情報や想定外の出来事に対して、落ち着いた心の状態を作り出すにはどうしたらいいだろうか。何か気に障ることがあったとき、急に何かを思い出したとき、イライラしたり動揺したり、夢中になったりしたとき、そんな感情からきっぱりと離れて、新しい視点で今対処しなければならない問題にきちんと取り組むために再び心を落ち着けるのにどれくらいの時間がかかるだろうか?
「何でも来い!」状態に簡単に戻れるような仕組みは、生活や仕事の場でどう作ることができるだろうか。机の上やオフィスや頭の中にあるやりかけの仕事――決断を見送ったままのもの、整理の必要なもの――そうしたものはその場のエネルギーの停滞を作りだす。そしてエネルギーの停滞とともに、平常心を作りだす能力が次第に損なわれていく。

「リラックスせよ、視点を変えよ、次に備えよ」
「より良い自分」を必要な時に使えるようにする

アイディアが浮かんだときには必ず書き留めよう。それは、二度と思いつかないアイディアかもしれない。
問題は、そういう考えが浮かんだときに、その考えがまったく「当たり前」のように思えるので「絶対に忘れるわけがない」「必要なときには思い出すだろう」と思ってしまうことだ。
また、私が前向きな考え方でいるときには、世界が常によいものであるかのように思えるので、うまくいかないときのために準備する必要などないと思ってしまう。しかし、たまに思慮深かったり、頭が冴えていたり、やる気満々だったりすることがあるからといって、私たちが常にそうだとは限らないのである。

やりかけの仕事をすべて把握することができてはじめて

人生の平穏が完全なものになる。あなたに必要なのは「完全に終わっていない仕事」を完全に把握することなのだ。

あなたが自分の頭ではなく、心に注意を移すことができれば

話は変わってくる。同じ行動をしているのに、もっと優雅さを帯び、楽にできるようになる。目の前のものを何でも受け入れ、その可能性に興味を持てるようになる。心に迷いがなくなるからだ。そしてその状態でこそ、私たちのGTDのプロセスはもっともよく働いてくれる。その境地において、我々は安心してこなすべきプロセスを信頼し、ただ目の前にあることに集中し続けることができる。今、この瞬間だけに意識を向けることができるようになるのだ。それこそが最高の仕事のやり方ではないだろうか?

自分が何をしたいのか考えてみるといい。

私がおもしろいと思っているのは、物質的な豊かさを求めれば求めるほど、仕事に追い立てられるようになり、最後には逃げだしたくなってしまうということだ。一方、そういったこだわりを捨ててもっと大きな視点で自分のやりたいことに集中できれば、物質的な豊かさもあとからついてくる。こうした視点を持つことによって、何がどこにどう、自分のために位置するのかがはっきりと見えてきて、余計な仕事を抱え込むことがなくなるからだ。

頭にただひとつのことだけがある。それが「無我の境地」だ。

何かについて意識していたら、頭の中を空にしておくことはできない――つねに頭は何かに注意を払っているものだ。しかし、内面の葛藤もなく、気を散らすこともなく、頭がただひとつのことに集中しているとき、あなたは「無我の境地」にいる。その「境地」に入ってしまうと、ある意味では、すべてが等しく重要になり、あらゆる区別がなくなっていく。仕事と遊びの区別も、緊張とリラックスの区別もなくなる。すべてが同じになる。ただあるのは、「今すべきことは?そして次は?」という境地だけである。

未来の目標を持つのは、それによって現実を変えるためである。

こういうふうでありたいという将来の目標を意識することによって、今この瞬間に現状を前向きに捉えなおすことができる。目標を持つことの価値は、「いずれ何かを達成する」ことにあるのではなく、「今この瞬間に行う決断の内容と質が、その目標によって前向きに変わる」ことにある。将来への目標こそが、今何に意識を向け、何を感じ、何をするかという、あなたの選択のすべてに影響を与える。良い結果が先に待っていると思えば、その計画を信じて実行することもできるし、精神的にも成長できる。現在の自分がそんなに立派でなくても、目標とする自分が真実の姿であるかのように行動しはじめるからだ。

ひとつ上のレベルから考える

問題はあなたがどうなりたいか、どう生きたいかである。思考にしろ、行動にしろ、それによって現実は変わっていく。問題は思考と行動の「バランス」ではない。そこにある関係性である。そしてその関係はあなたがなりたい自分を自覚してこそ見えてくる。
きっとあなたが問うべきことはこうだ。「いま、どんな種類の行動が自分をもっとも自分らしい存在にするのに合っているだろうか?」

成果を生む枠組みを作る

役に立つ「枠組み」は窮屈に感じないものだ。道路に対向車線を分ける線が引いてあるのはありがたい。この線のおかげで、ストレスや危険を感じることなく、目的地に早く到着する自由を楽しめるのだから。効果的な「枠組み」とは、場所や時間を奪うものではなく、場所や時間を作りだすものなのだ。一段上の結果を生み出すためには、ときに生活や組織における「枠組み」を引き締めることが必要なこともある。

何かをうまくやることができる人はつねに整理をしている。

絵描きはつねに筆と絵の具をきれいに整理している。キャンバスに向かってから「さあ、絵の具を整えるぞ」などとは考えてはいない。釣りが好きでたまらない人は釣り糸やルアーをすでに整理してある。きちんと整理しておけば、いつでも使うことができることを彼らは無意識に知っているからだ。彼らにとって「整理すること」は窮屈なことでもないし、締め付けられるような感じのするものでもない。

整理することと創造することは同じコインの表と裏である。

整理してはじめて、創造性を発揮できる。逆に創造性を発揮したいなら整理しなくてはならないのだ。

システムは一部だけ動いていても意味がない。

GTDが素晴らしいのは、任せるべき事柄はシステムに任せておいて、もっとも高度で価値のある仕事に打ち込める点である。しかしそのシステムに100パーセント頼れるという安心感がなければ、意味がない。システムが100パーセント機能していないかぎり、あなたの頭はつねにあなたにプレッシャーをかけ続ける。あなたのシステムは、あなたが風邪をひいたときや、ひどく調子が悪いときでも使えるだろうか?本当に役に立つシステムというのは、過酷な現実に直面し、システムなど使う気にならないときで何とか維持していける、シンプルでしっかりしたものであるべきだ。

意志決定をするのはつねにあなたの頭

システムが得意なのは、何かを覚えたり、思い出してくれる機能だ。一方、あなたの頭が得意なのは、次々に出現する情報をもとに、考えをまとめ、創造的に意志決定をすることだ。整理のためのシステムは決してこの機能を代替するものではない。

今すべきことを選ぶには
  1. 今、おかれている状況を考える(この瞬間に何ができるか?)
  2. 今、片付けられる仕事の種類について考える(すでに必要だと決めた仕事を実行するのか、予想していなかった新しい仕事をするのか、するべき仕事のリストを更新するなどのシステムのケアをするのか?)
  3. 今、片付けられる仕事のレベルについて考える(メールに返事を書くか、今関わっているプロジェクトを前進させるか、長期的な目標について検討するか、自分の人生について思いをめぐらすか)
あなたの能力は、あなたがリラックスできる能力に比例する。

武道において、無駄のない動きをするにはスピードと正確さが必要だ。そしてスピードと正確さを最大限に発揮するためにはリラックスしていなければならない。体に力が入っていては、板や瓦を割ることはできない。これは仕事や生活でも一緒だ。リラックスしていないと取引交渉もできないし、パートナーや妻や息子と、深い話し合いを持つこともできない。もしすべてのレベルにおいて本当に効果を上げたいと思うなら、リラックスしよう。今やっていることに完全に集中できる能力は、最高のスキルなのだ。

「思いがけないこと」を予想していれば、それは「思いがけないこと」ではない。

避けよう、避けようと思っていることはあなたの意識に残り続けるものなのだ。「プラス思考でいこう!」と安直に考え、最悪の事態について十分に考えをめぐらせないままに突っ走ると、あるときそれが本当に起きたときに大変な事態に陥ってしまう。また最悪の事態を想定せぬままにいると無意識下では「何か起こったらどうしよう……」という漠然とした不安があなたの心を支配し続ける。
つねに前向きな考えを持ち続けることは一般的にはなかなか難しいだろう。それよりは、良いことであれ、悪いことであれ、あらゆる可能性を考慮し、それらを受け入れつつ前進していこう。
最悪の場合はどうなるだろう?どう対処すべきだろうか。あらかじめそうした準備をしておけば、たぶん現実には対処しなくて済むだろう。

自分で自分のエネルギーをコントロールする

GTDの手法である、収集・処理・整理、実行をしているときに気分が良くなる理由は、なにもそれによって仕事が減るからではない。その作業をすることで、自分が人生の運転席に座ることができるからなのだ。そこにおいて、あなたは影響の受け手ではなく、影響の与え手になることができる。

失敗を恐れない

ずっと前に、ゴルフのコーチから次のようなことを言われた。「スコアを気にすることはないよ。池にはまったっていいじゃないか。こう考えてみよう。つまり、プレイし続けてさえいれば、君はミスショットもするだろうが、もっといいショットも確実にたくさん打つんだよ。それさえわかっていればいいんじゃないかな」。なんといいアドバイスだろう!そういう態度でいれば、ゲームを投げ出さずに、じわじわと上達していくことができる。

価値観を徹底させれば、こまごまとした規則は必要ない。

1枚の紙を取り出し、一番上に「自分がベストの状態なのは……」と書く。そしてその先を続けてほしい。
自分はどう仕事をすべきか、自分が好きなことは何か、仕事に何を望んでいるか。自分の価値観、行動規範について時々見直すのは大切なことだ。そして、それができあがったら周りの人に見せてみよう。
人間関係、あるいは仕事上でのつき合いでのストレスの大半は、互いの価値観がずれていることに気づかないことから生じる。
我々がいつもやっているのは、コレラの価値観についていくつかの効果的な質問をし続けていることだ。我々はこの価値観を守っているだろうか?どのくらい守れているだろうか?さらに上を目指すにはどうしたらいいだろうか?例えばどんなことをすればいいだろうか?

スピードアップの秘訣はスローダウン。

大きな変化に見えなくても、そこに流れるたゆみ内プロセスを信じよう。あなたの中で起こり続ける、見えない化学反応を信じよう。その見えない力こそが、あなたの予想をはるかに超えた解決策や結果を作り出してくれる。見えない化学反応が起きないからといってやきもきしてはいけない。
リラックスしよう。クラッチを操作してギアを変えるときがきた。一段と強力なレベルで出直すために、今やっていることをいったん手放そう。そんなことをやっている時間なんてない、と感じているときこそが、スローダウンするときなのだ。

実行するのはプロジェクトそのものではない

「プロジェクト」リストと、「いつかやる/多分やる」リストの間には決定的な違いがある。それができるだけ早く完成させるべきやりかけの仕事なのか、しばらくやらないことを選択したものなのかどうかだ。微妙だがそこには大きな違いがある。「できるだけ早く」というのは、7年後かもしれないが、それでもやっぱり、「できるだけ早く」なのだ。そして、やりかけの仕事であれば、仕事を進める前にまず次に取るべき行動が決定されなければならない。具体的に目に見える次の行動が決定されない限り、「できるだけ早く」は「決して進まない」になってしまう。
長期的なプロジェクトに関して「次に取るべき行動」を設定するのは、やる気を持続させる上でとても重要だ。
「いつかやる/多分やる」リストに何かを入れるのは結構なことだ。とにかく自分自身に正直になって、そのリストに入れるべきか、「プロジェクト」リストに入れるべきかを決めればいい。本当にプロジェクトにするのなら、それが長期的であろうとなかろうと、自分の納得できる次の行動をかならず加えておかなければならない。もし、まだ次の行動が決められないというのなら、それは、「いつかやる/多分やる」リストに戻すべきである。
「長期的なプロジェクト」というのは、なるべく早くやらなくてはならない「次に起こすべき行動が非常にたくさんある」ということだけなのである。

夢想家と実行家――自分の中での役割分担

各人の中に、異なる人格や仕事のスタイルが、ある幅を持って存在することには前から気づいていた。細かいことにこだわったり、責任を負ったりするのが大嫌いな非現実的な「夢想家」がいるかと思えば、何かを作り出したり、進むべき方向を選ぶように言われると困ってしまう「実行家」が、だれの中にもいる。
内面に住む2人がお互いに引き立て合ってうまく仕事ができるように、いくつかのコツを紹介していこう。

  1. まずは気になることをとりあえず1箇所にまとめておける「in−box」を持とう。クリエイティブな気分のときは、アイディアをノートに書き留めたり書類受けに入れたりして、とりあえず「システム」に放り込むことにしよう。すると私の「実行家」が後でそういうアイディアを拾い上げ、「次に何をするべきか?」を考え、行動を起こしてくれる。
  2. 「プロジェクト」リストと「いつかやる/多分やる」リストを持とう。「夢想家」はこれなしには生きていけないのだ!
  3. 「次に取るべき行動」リストを持とう。「実行家」が今何をすべきか、どうやればいいのかを知るためにはなくてはならないものだ。
  4. 週次レビューをしよう!定期的に「夢想家」と「実行家」を共に招集し、ミーティングを持とう。このレビューで2人は協力し合い、熱心な態度でお互いに調整し合ってくれるはずだ。

*1:

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法

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