サブタイトル「ノーリスク・ハイリターンの成功原則」という言葉に引かれて読んでみた。確かに、今までの時間術とは少し視点が違って面白い。簡単に言うと“投資のやり方を時間管理に使ってみる”方法だ。預貯金以外の投資をやったことがある人ならご存じだと思うが、大きな結果「リターン」を得るにはリスクを取らなければならない、というのが投資の基本である。安全であればあるほどリターンは少なくなる。逆に、大きなリターンを狙える方法には必ずリスク、つまり資金が元本割れする危険が出てくるのだ。その両方を踏まえてどれだけリスクを取ってリターンを狙うのか、というのが投資なのだが、時間はいつでも誰にでも１日２４時間、絶対に目減りしない。これが「ノーリスク・ハイリターン」というわけ。
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さらに著者は「今までの時間術はテクニックで１時間かかる仕事を５５分や５０分にする節約の発想」だという。しかし、時間に対する根本的な発想を変えれば１時間を５分にすることも可能なのだとか。著者が時間に対する考え方を変えたのはＭＢＡのため留学していた時だそうだ。やらなければいけないことが多すぎて時間が足りない、と思ったのに周りはきちんと課題をこなしていた。自分は他の人と何が違うのか？というところからこの考え方にたどり着いたそうなので、いかに発想の転換が大事か、ということだろう。
その上で５分１０分を節約する方法も使えばさらに効果が上がるのだそうだ。
まず自分の時間を先に投資して時間を効率よく使う仕組みを作っていく。それに１０〜１５時間かけたとしても、毎日の作業が少しずつ短い時間でできるようになれば結果的に大きな時間を生むことができる。たとえば入力の時間を短くするためにタッチタイピングを習得する。身につくまでには時間がかかるが、いちど覚えてしまえば学習にかけた時間以上にリターンが得られる。
そこでできた時間を遊びや休息のために使ってしまうのではなく、再投資するのがポイント。つまり別の作業を仕組み化したり、自分をスキルアップするために使う。こうやって複利で増やして行けばどんどん時間ができるので、そこで初めて遊びの時間に使う。
「仕組み化」がいかに大切かも著者は力説している。何かをやる時のシステムを決めてしまう。すると考えずにどんどんできるので効率的。できれば時間割のように習慣化してしまうと最も効率がよい。これも仕組み化するまでは余分に時間がかかるが、いったん仕組み化してしまえば毎日大きな時間を生んでくれるのだ。たとえば、出張の多い著者は持っていくものをリストにしているそうだ。これはいろんな人がやっていると思うが、部屋にあるものの場所を考え、一番効率のいい動線になる順にリストを作ってあるとか。毎回それを使って準備しているので、今では３０分足らずですべての荷造りが終わるようになったそうだ。
文章はとても読みやすいし、ひとつひとつはそれほどむずかしいことではない。「全部をコツコツやるのが面倒」なタイプにこそ向いている、と著者も書かれているのでぜひ読んで発想の転換をしてみてください。
以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。
時間投資の基本は仕組み作り
１０〜１５時間の投資によって週５時間のルーチンワークが１時間になれば、年間２００時間を生み出すことができるということです。仕組み作りのための１０時間を差し引いても、残りは１９０時間。しかも翌年以降は、まさに「不労所得」のように毎年２００時間が丸々生まれることになります。
このようにして「仕組み」を作ったり、スケジュールの作り方を工夫したりすることで、時間資産を増やす。これが「時間投資」の基本なのです。
やりたいことの時間を「天引き」する
重要なのは、やりたいこと・やるべきことのための時間を、あらかじめスケジュールから「天引き」してしまうことです。
時間の「天引き」には時間資産を増やすということのほかに、もう一つ意味があります。「天引き」をするためには、そのことにどれだけの時間をかけるかを決めなくてはなりません。そうすると、いわゆる「締切効果」が生まれて、その時間内で成果を出すことを考えるようになります。つまり、時間の使い方が効率的になって、時間密度が高まるのです。
「再現性」を持たせなければ意味がない
「仕組み化」とは、別の言葉で言えば、再現性を持たせることです。
たとえば、いつもは５時間かかっていた仕事が、たまたまその日だけ、ラッキーなことが重なって１時間で終わってしまうこともあるでしょう。
しかし、その日だけで終わってしまい、後に続かなければ、浮いた４時間は時間資産とは言えません。体型だったやり方を考え、その後もずっと１時間で終わらせられるようにすることが、再現性を持たせるということなのです。
時間割の作り方
- 時間家計簿でダラダラ時間をチェック
まず時間の使い方を大きく４つのカテゴリーに分類する。ひとつめは自己投資であるインプットの時間。ふたつめは仕事をしているアウトプットの時間。３つめは食事や風呂や睡眠などの生活の時間。４つ目は自由に使うプライベートの時間。そして１日２４時間を３０分〜１時間単位くらいで４つのカテゴリーに分類して記録する。これを１ヶ月程度続けてみると自分の生活と仕事のパターンの大枠が見えてくる。すると何をしていたのかよくわからない「不明時間」の多さに気がつく。ダラダラとテレビを見てしまった、ネットを見ていた、誰かと無駄話をしていた、うたた寝をしていた、などの非生産的な時間のはず。
そこに気がついて、そういう部分を有効に使わないといけないな、と意識するようになるだけでも、時間家計簿をつけた意味がある。
- 成果を数値化して時間の厚みを分析
１ヶ月分の家計簿ができたら、主にインプットとアウトプットについて成果の観点から評価してみる。これは「成果につながっている」「成果につながるはずなのに、それだけの成果が上がっていない」「そもそもやる必要のないムダなこと」のどれに当たるかを評価する。時間家計簿を見ると、自分の時間の使い方の問題点がクリアになる。
それにより、４つのカテゴリーをどう配分したらいいのかという、今後の時間の使い方の指針が見えてくる。
- インプットの時間をまず天引きせよ
これらの作業の仕上げとして行うのが、自分だけの「時間割」作り。前述の４つのカテゴリーに基づいて、毎日○時から○時までは○○の時間、と自分の生活をパターン化してしまう。
ポイントはまずインプットの時間を天引きすることだ。まずインプットの時間を最優先で決め、次にアウトプット、生活、プライベートの順で割り当てていく。このように大まかな時間割を作っておく。
こうして時間家計簿から時間割を作る作業は年に１度くらいのペースでみるとよいだろう。仕事としてやるべきこと、必要な自己投資、プライベートでやってみたいことなどは時間がたつと変わってくるはず。年に１度はそれらを棚卸しして、その時々の自分のゴールに向けた時間割を作るのがよい。
時間割とは、自分自身にアポイントメントを入れておくようなもの。一度決めてしまえば、毎日「今日は何をやらなければ行けないのか」と頭を使わなくても、自動的に体が動くようになる。
俯瞰逆算スケジュール
まず明確なゴールを設定し、カレンダーに書き込む。目標達成のためにやらなければいけないことを、何段階かのステップに割り振り、他の予定とのバランスを取りながらスケジュールに落とし込んでいく。今日何をすべきか、明日何をすべきかはすべてゴールから逆算することで可能になる。
このような俯瞰逆算スケジュールを管理するのに便利なのがＡ４のカレンダー。カレンダーなら常に１ヶ月分を丸ごと俯瞰でき、数ヶ月先の予定を確認するのも簡単。将来のゴールから今日まで、どれくらいの時間があるのかを量としてビジュアルに把握でき、書き込みもできる。
チェックリストの大きな投資効果
これもルーチンワークの仕組み化の一環。毎回同じことをやっているのに、いちいち考えながら進めていたのでは抜けが出る可能性も高くなるし、時間の無駄でもある。
事前に何をやるべきかチェックリストを作り、それを見ながら仕事を進めている。当日までにすべきことはもちろん、終わった後のフォローまで含めたリストを作り、全部の工程をチェックしたら、その仕事は終わり。
チェックリストさえあれば、担当者が変わった場合の引き継ぎも簡単である。リストには単にやるべきことをリストアップするだけでなく、それぞれの仕事を何月何日までに済ませるかも、開催日の日付から逆算して入れてある。
面倒なこと、苦手なことこそパターン化
時間割に入れていないが、スケジュール表には「たまった雑誌を整理する」「水やり」「猫の砂交換」など、日常のメンテナンス的な作業を「パターン化」して組み込んである。やらなければと思いながらついつい後まわしになってしまうものは、強制的にスケジュールに組み込んでしまう。そうすると深く考えずに自動的にやるようになる。
面倒なこと、苦手なことほどパターン化させてしまうのが、ストレスをためずに処理する方法だ。他にもイヤだな、と思う作業をリストアップし、それぞれについてパターン化してみるといいだろう。
