 | あなたの仕事が劇的に変わるメール術 平野 友朗 ビジネス社 2005-05-27 価格 ￥ 1,470 by G-Tools |
メールのごく基本的なところから、平野さんが専門にされているメールを使ったビジネスに関する話までとても幅広い。もちろん、特に今ビジネスをしていなくても、いい人間関係のために役に立つ１冊だと思う。
メルマガ本にも書かれていたが、平野さんはいかに「こころ」を伝えるかということを繰り返し説いている。だからこそ平野さんの顧客はどんどん売り上げを伸ばしているのだと思う。メールは機械を介して使うものだが、だからこそ「こころ」を込めることが大切なのだそうだ。
ネット関係でこんなに「こころ」について言う人も珍しいと思い、平野さんのサイトを見に行ったところ、学生時代に飲食店でアルバイトしていて、もともとは独立してお店を持ちたいと考えていたのだそうだ。なるほどね。
その平野さん独自の視点が面白い。中でも新鮮だったのはメールの返事を出す基準。もし、メールボックスを見た時にたくさんメールが溜まっていたら、普通なら至急のものを除いて届いた順から返事を書こうとするだろう。私もそうしていた。
しかし、平野さんはすぐに返事が来たらうれしいですよね、というのだ。６時間前にメールを送ってきてくれた人は６時間後に返事が来てもそれが７時間後でもあまり違いはない。しかしさっき送ったメールにすぐ返事が来たらうれしくありませんか？と書かれていた。そんな風に考えたこともなかったのでびっくりした。確かに、すぐ返事が来たら感激するし親密度も増すだろう。
こんな風に、常にどうやったら相手が喜んでくれるかを考えながらメールを使うことでもっといいコミュニケーションができる、そんなヒントがたくさん詰まっている。
平野さんは「メールボックスはあなたの店です」と書かれていたが、今お店じゃない人も、メールだからと機械的にならずにそこに「おもてなしの心」を込められるようになればもっと素晴らしいツールになると思う。そんなヒントが４５個もある。メールを使う人ならぜひ読んでみて欲しい本だ。
私が役に立つと思ったヒント
- テンプレートを作っておく
- よく使う文章は単語登録する
- 自分の「送信者名」はどうなっているか？（自分にメールを送れば確認できる。名前を漢字にし、必要なら簡単な肩書きなどもつけるとスパムと間違われず開いてもらいやすい）
以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。
署名にプラスワンの情報発信
私はいくつかの署名を登録し、送信する相手によって使い分けるようにしています。例えば、初めてメールを送る相手には、自己紹介を兼ねて、社名や住所などの基本的な情報を載せています。
そこに加えて、自分の信頼度が低いと思われる時には書籍の案内やマスコミ掲載履歴をつけることもあります。また、商品・サービスに興味を持っていると思われる方に対しては業務概要のＵＲＬをつけることもあります。また、何度もやりとりをしている人には、住所などを抜いた簡単な署名を使うこともあります。
それから、まだ相手のことがよくわかっていない段階で、信用できる人物なのかどうか自信が持てない時は、住所や電話番号を載せずに、名前とアドレスのみで返信することもあります。
- 相手にとって必要な情報を載せる
- 企業のサイトなどの場合、見て欲しいページにダイレクトに飛べるＵＲＬもトップページと併せて載せておく
- 仲のよい相手には署名に近況を載せておく方法もある
メールの整理を自動化する
メールソフトについているフィルタ機能を使い、自動的にフォルダに入るように設定する。案件ごとではなく、送信者ごとに分ける方があとで検索しやすい。
返信が必要だが今すぐできない場合は必ず「未読」にしておくこと。これで未対応であることが明確になる。
受信箱を作業リストにする
設定したどの振り分けルールにもマッチしなかったメールは受信箱にそのまま並んでいるので処理する。新たにフォルダが必要なものは作って移し、返信が済んだものは処理済みフォルダなどに移動。
こうしておくことで、受信箱を見れば「やるべきこと」の一覧が確認できる。受信箱が空っぽになれば作業は終了。
※著者は１００程度フォルダを作っているそうです。
メールの返信
私は常に「返信のタイミング」と「相手の反応」を頭に置きながら返信をしています。
メールも接客のひとつです。メールボックスはあなたのお店とも言えます。お店に来た人たちをどうもてなすのか？どうやってよろこびや驚きを感じてもらうのか？それは、店主であるあなたの腕の見せ所です。
メールは万能ではない
私は、本当にメールを使うことができる人とは、メール以外の手段も組み合わせて、メールと一緒に使いこなすことができる人だと思っています。コミュニケーションの手段としてメールが適していないと感じたり、メールだけでは不十分だと感じたら、電話をかけてみたり、実際に会ってみたりしてみるべきです。相手がどんな環境でビジネスをしていて、どんなコミュニケーションを望んでいるのか。常にアンテナを張っておくと、素早く「次の手段」を選択することができます。
