毎日「ゴキゲン♪」の法則

自分を成長させる読書日記。今の関心は習慣化、生産性、手帳・ノート術です。

メールだけじゃなく仕事能力もUPできる☆☆☆

以前何冊か読んでいる、ビジネスメールによるコミュニケーションの専門家・平野友朗さんの本。これまでの本と方向性は同じで、どうすれば相手に伝わるメールが書けるのか、コミュニケーションがスムーズに行くのかを教えてくれる。メールならではのポイントや注意点も基本的なことからきちんとまとめられている。さらに、文例集しても使えるよう、豊富な例が掲載されているのも便利だ*1

一番面白いな、と思ったのは、この本では仕事をスムーズに進める方法や仕事の依頼のコツなど、「メールの書き方・使い方」の範囲を超えた内容も含まれていることだ。
たとえば部下に仕事の指示を出す時に、どのようなねぎらいの言葉をかければモチベーションが上がるのかまで踏み込んで書かれていたりする。メールに限らず、この本を読んでその通り行動できるようになれば、「できる人」と言われる人になれると思う。メールの書き方ではなく、「仕事の進め方を学び、このうちメールでできることは何なのかがわかる本」と言ってもいいと思う。

もし平野さんの本を読むのが初めてなら、ぜひこの本から読んでください。おすすめです。


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以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。

添付ファイル

  • 2MBを越えるファイルは添付しない。
  • 本文中に添付していることを明記し、ファイル名も書いておく。
  • 使用ソフトを明確にしておく(Excelのバージョンなど)。
  • 複数のファイルはフォルダにまとめて圧縮する。

転送のポイント

  • 本文は書き換えない。転送の際に訂正や補足をしたい場合は、転送メールの冒頭で補足する。
  • 転送メールの下には何も書かない。転送メールは「意見+転送本文」の形式が一般的。
  • どうしても転送メールの文中にコメントをしたい場合は「詳細は、転送メールの文中に書きました。私のコメントは、★をつけています」などと書き、わかりやすくしておく。

テンプレートでスピードアップ

  • 変更する箇所は記号で目立つように

書き換えの必要な部分(名前など)を「●●」などの記号に変換しておくと変換漏れに気づきやすい。そのまま送るとテンプレートだとわかり、印象が悪くなるので、細心の注意を払うこと。

単語登録で入力を省力化

よく使うフレーズをあらかじめ単語登録しておくと、チリも積もればで大きな時間の節約になる。

「こんご」今後ともよろしくお願いいたします。
「いつも」いつも大変お世話になっております。「ごけん」ご検討の程、よろしくお願いいたします。

*1:私は現在組織で働いていないので、個人的に役に立ったのは効率化と能率アップを図る応用編でした