著者の目的はサブタイトルにもあるとおり、仕事をどんどん進めて自分の自由になる時間を増やすこと。仕事をいかに効率よく進めるかについて書かれたのが『「仕組み」仕事術』であり、この本はそのための環境作りと言ってもいいと思う。
整理が得意な人、好きな人にありがちなのが「整理そのものが目的になってしまう」こと。だが、著者の泉正人さんは本来ものぐさだし整理も苦手なのだそうだ。だから、整理整頓の本では必ず禁止してある「その他」のフォルダがあったり、ルールも完全にしてしまわない“ゆるさ”にほっとする。
大事なのは「仕事を効率よく進めるための環境作り」なのだ。何にしても例外は発生するので、それを自分やスタッフが管理できればそれでいい、というスタンス。やってみようかな、という気にさせる。
くわしくは『「仕組み」仕事術』に書いてあります、とあったのでレバレッジメモを出してみたら、確かに全部書いてあった…。一度読んだだけだと忘れるものだ。反省。今回のメモと併せてしっかり身につけよう。
メールの処理方法や、情報を効率よく取り入れるためのＲＳＳリーダー利用など、ひとつひとつはちょっとした時間の節約だが、これも積もれば大きな時間になるのだ。『ＴＩＭＥ×ＹＥＮ 時間術』にもあったように、１回３秒縮めることを心がければ、自由に使える時間が増える。
時間をうまく使えていない、もっと楽に効率よく仕事をする方法はないものか、と悩む人には大きなヒントになる本。おすすめです。
私のアクション：Googleリーダーを使いこなす
関連記事
読書日記：『「仕組み」仕事術』
以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。
「仕組み」整理術の基本(P42)
１．「統一化」
２．「一元化」
３．「自動化」
五十音順に並べる(P77)
進行中の書類が入ったクリアファイルは時系列で並べたが、ストック書類であるクリアブックは、時系列ではなく五十音順などで分類する。
ただ、業務内容や書類の種類によってはその他の分類方法がいい場合もあるので、よく検討して書類にあった分類方法を選ぶ。
［分類のパターン例］
・五十音順
・（案件順「○○プロジェクト」「○○企画」など）
・内容別（「見積書」「スケジュール」など）
・取引先別
・日付順
通常は「五十音順」に分類して、契約書などだけ別枠としてひとまとめにするなど、自分が仕事をする上で使いやすいパターンに柔軟に分類する。
分類を決める時は、「すぐに見つけられるか」「戻す時に迷わないか」「探し出しやすいか」を基準に考える。分類しすぎないように注意が必要。
雑誌は必要なページだけ切り取って捨てる(P87)
ページとして残しておきたい場合には、ＰＤＦファイルにしてデータとして保存する。
整理する日を決めてしまう(P90)
月に一度は日にちを決めて、整理の仕組みの見直しと、実践を数時間かけて行うようにする。
検索はGoogleデスクトップに任せる(P106)
著者のファイル保存ルール(P112)
１．進行中の案件は、案件ごとにフォルダを作り、フォルダをデスクトップに置いておく。いつでもワンクリックでファイルが開けるようにすることで効率化できる。
２．作業が終わったら、分類されたかくフォルダの中に保管。
３．どこにも属さないファイルは、「その他」フォルダに入れておく。後で検討して、分類の必要があれば分類する。
パソコンでメモを取る時、見出しの記号を決めておく(P131)
■ＴＯ ＤＯ（項目の頭に■をつけ、完了したら○にする）
●保留（今すぐは必要ないが、将来行うこと）
★メモ（気づいたこと）
▼質問する事項
メールはその場で返信(P134)
１．メールは一度しか読まない。
２．判断は５秒以内。
３．短く、簡潔に書く（箇条書きにする、テンプレートを活用）。
既読メールは「分類項目」で整理(P138)
アウトルックには、メールに色のラベルをつけて分類できる機能「分類項目」がある。
私は次のように分類項目を設定し、メールに割り当てている。
・未対応…赤
・１日以内に使うメール…青
・返信待ち…黄
・とりあえず保留…オレンジ
・保存データ…緑
入ってきたメールを次のように処理する。
１．読むだけのメールは、読んだら既読メールとなる。
２．返信が必要なメールには、直ちに返信。
３．その場で対応できないメールに関しては、
・未対応
・返信待ち
・とりあえず保留
etc.を判断し、それぞれ分類項目を割り当てる。
チェックリスト・ルールをメーリングリストで送る(P179)
…月末になれば「月末処理のやり方」が、全体会議の際には「全体会議のチェックリスト」が送られてくる仕組みになっている。
チェックリストに限らず、簡単なルールもメールで配信される。たとえば、「今日はノー残業デー」といった内容のメールが届いていれば、「ああそうだったか」と誰もが気づく。
（中略）
該当する担当者に、ルールをメールで送る仕組みには、メーリングリストという昔からある技術を利用している。
ＴＯＤＯの仕組み（ルール）もＴＯＤＯに入れておく(P194)
定期的なタスクにして上位に表示されるようにしておけば、すぐ内容を確認できる。
ＴＯＤＯの利用が習慣になって書きとどめておく必要がなくなったら、タスクごと消去すればＯＫ。
