日本版ＧＴＤ？☆☆

時間が2倍になる「超」手帳の技術

よくある手帳本かな、と思ったがさすがは「日本タイムマネジメント普及協会」という仕事管理のプロ、切り口が新鮮でヒントになることがいくつかあった。

中でも驚いたのがＧＴＤによく似た考え方をしているところがあったこと。「仕事の棚卸しリスト」というシートに自分がやるべき仕事をとにかく全部書き出すのだが、この時何をしなければならないのか具体的に書けるほど仕事ができる人、とあった。これはまさしくＧＴＤの考え方と同じだ。やるべきことを具体的に書けるようになったとたんに仕事の成果も上がるそうだ（ただし、やはりＴｏＤｏリストは毎日書くようになっていたのでこれは残念ながらＧＴＤとは違う）。

他にも、よく言われる仕事の優先順位（重要かつ緊急の仕事→重要ではないが緊急の仕事→重要だが緊急ではない仕事→重要でも緊急でもない仕事）は間違いである（重要性／緊急性を判断する明確な物差しがないため）とか、仕事をルーティンとプロジェクトに分ける、またはひとりでやる仕事と人とやる仕事に分けるなど面白いものがたくさんあった。私は現在人と仕事をする環境ではないのだが、会社で働く人にはスケジュールの共有化や振り分けた仕事の管理など、役に立つことが多いと思う。


以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。

他人と共同の仕事（会議、商談など）は「おわりの時間」を決めておき、ひとりの仕事は始める時間を決めておく。

ひとりの仕事も「自分へのアポイント」としてスケジュールに書き入れる。

業務処理（ひとりの仕事）は「ＴｏＤｏリスト」で、コミュニケーション業務（他人と共同でする仕事）は「コンタクトリスト」で管理（仕事はコンタクトリストから始めるとスムーズに進む）

「水路化現象」（ついやさしいことから始めてしまう）を避けるには

「仕事の棚卸しシート」でリストアップされた仕事に優先順位をつける。Ａ「今自分でやる仕事」、Ｂ「あとで自分でやる仕事」、Ｃ「他人に任せてもいい仕事」。優先順位はＢ→Ａ→Ｃ。やっつけ仕事になると結局レベルが低くなったりミスが出てやり直したりすることになるので、時間の余裕のある時からＢにじっくり取り組むのがレベルを上げるコツ。

むずかしい仕事＞やさしい仕事
時間がかかる仕事＞すぐ終わる仕事
はじめての仕事＞突発的な仕事
自分ひとりの仕事＞他人と共同の仕事

目標は「１日１処理」

その日にやる最も重要な仕事をひとつだけピックアップ、その仕事をする時間を具体時に決めてスケジュールに書いてしまう。すべてをコントロールしようと考えずに１日３０％以内でＯＫ。それだけでも仕事の成果は格段に上がる。