いかにデスク以外で仕事をするかが鍵？☆☆

毎日5分!　シンプル整理で仕事は3倍速くなる

著者・壺阪さんの本は整理整頓について書かれたものを何冊か読んだことがあるのでとっつきやすかった。特にむずかしいことは書いてないし、特別なものを買う必要もないのでできそうなことから取り入れるといいと思う。

「毎日５分！」とタイトルにもある通り、ポイントは５分程度でできることに仕事を細かく分け、細切れ時間にどんどん片付けていくということ。そのためのノウハウがいろいろ紹介されている。外に何を持って出れば移動中やちょっとした時間に仕事ができるのか。どこででも仕事をするためには何を持ち歩けばいいのか。なるほどね、と思うことがいろいろあった。

しかし、いくら効率を上げるためとは言え「カップラーメンができる３分の待ち時間に何ができるか考える」というのはまるでミヒャエル・エンデの「モモ」に出てくる灰色の男たちに追われている気分になりそう。そういうちょっとした時間にできることをやった結果、もっとまとまった自分の時間が手に入る、ということなんだけどそこまでやるのはね、と思ってしまった。まずはできることから、「メール１通につき、かける時間を１０秒短くする」ことを心がけよう。

それと、これは著者とはまったく関係ないのだが、図書館に予約したものが一度に来たのでこの手の本ばかり読んでいたら飽和状態になってしまった。しばらくこういう本はいいかな。


以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。

書類は綴じない

綴じるための時間がムダだし、心理的に捨てにくくなるため穴を開けずにファイリングする。入れておく場所が決まっていれば充分。

はさみ口５ミリと７ミリのダブルクリップだけでよい

分厚い書類は分冊する。その方が読みやすい。ダブルクリップで書類を留めてからクリアファイルに入れる。書類３０枚程度までは５ミリ、それ以上は７ミリを使う。ダブルクリップで留めた複数の書類をクリアファイルやフォルダーに収納するときは、ダブルクリップを使う位置を少しずつずらしておく。

メールは見たら１分以内に処理

メールの短時間処理の基本となるのは、メールを処理する優先順位と重要度を素早く判断すること。そのためには、メールを受け取った順番がすぐにわかるよう、日付順に整理していくようにする。
メールの受信画面（受信トレイ）をいつも整理された状態に保つためには、

1. タイトルを見て読まずに捨てるもの
2. 読んだらすぐに削除するもの
3. 仕事で必要な内容で、すぐに返信するもの
4. 返事の必要はないが、とっておきたいもの
5. 忘れてはならない情報があるので紙に出力して保存しておくもの

この５つを素早く判断、できれば１分以内に判断して処理するようにする。

ＰＲＥＰ法で簡潔に話す

• ＰＯＩＮＴ（ポイント）…最初に言いたい結論を述べる
• ＲＥＡＳＯＮ（理由）…その理由を簡潔に述べる
• ＥＸＡＭＰＬＥ（事例）…具体例をあげて納得させる
• ＰＯＩＮＴ（ポイント）…最後にもう一度結論を述べる
  の頭文字を取ったもので「プレップ法」と呼ばれるもの。

これはプレゼンテーション度で使われる話法で、強制的にこの流れに話をあてはめるだけで、報告なども簡潔かつシンプルに話せるようになる。報告だけでなく、あらゆるビジネスシーンで使うことが可能。

究極のシンプル話法・エレベータートーク

エレベーターに乗っている程度の短時間、３０秒から１分程度で自分のいいたいことを伝える話法のこと。
時間がなかなか取れない人と話すとき、廊下を歩きながら話したり、外出時のエレベーターの中などで話すときなどに威力を発揮する。
?まず興味を持ってもらう
当たり前ですが、最初から話が面白くないのでは、どんなに内容がよくても聴いてもらえません。これが最も大事なことです。
?話の中の“ウリ”を際立たせる
また、短い時間にあらゆることを盛り込むのはムリというもの。かえってポイントがわからなくなります。多くても２つ、できれば１つに絞って話すと、そこに話を集中できて、相手の印象にも残ります。
?印象に残るように
話が多少面白くても、相手の印象に残らなくては話は先に進みません。内容で興味を持ってもらうのか、相手のキーワードに合わせた話をするのかなど、さまざまです。
ヒントはテレビのＣＭ。短い時間にすべての要素が入っている。

人と違うレポート・バッドを使う

この色つきのレポート・パッド（Ａ４で黄色／厚手の台紙付／罫線が８．８ミリ幅）は、わたしがコンサルタントになりたてのころ、アメリカのコンサルタントにこう言われたことから思うようになりました。
「あなたがお金の取れるコンサルタントになりたいのなら、人の持っていないような用紙を使うべき。普通の用紙に書いているようでは、お金は取れませんよ」
そのメリットは、先に述べたように他の紙の中でも目立つという実用的な部分と、人と違っている、という面です。