毎日「ゴキゲン♪」の法則

自分を成長させる読書日記。今の関心は習慣化、生産性、手帳・ノート術です。

少ない人数で仕事を回すには「パラダイムシフト」が必要☆☆☆

ワークライフバランスの分野では有名な小室淑恵さんの本。失礼ながら私は初めて読んだ。
この本もビジネスブックマラソンで知り、もともとは人員削減で悩む家族に勧めたついでに自分でも読んでみたもの。どうやったら5人分の仕事が3人で回せるのか、知りたかったからだ。
だが、この本は仕事に対する考え方を変えてくれる本だった。目からウロコが落ちるとはまさにこのことだろう。
ビジネスブックマラソンの紹介記事はこちら


タイトルの種あかしは、「3人で回せるよう、人が減った機会に業務を見直し、不要なものは削る」だった。なんだそんなこと、と思うかもしれないが、私たちはつい「5人でやっていたものは5人でやるしかない」と思ってしまいがち。見方を変えて、引き継ぎを不要な業務を削るチャンスととらえればいいのだ。

「仕事に時間を割り当てる」というのも同じ発想だ。「この仕事に●時間かかる」ではなく「この仕事に使える時間は●時間しかない」、言い換えれば「●時間でこの仕事を仕上げるにはどうするか」と常に考える。
先に読んだ『魔法のシートで行う驚異のタイムマネジメント』にも同様のことが書いてあったが、私はこの本で初めてその意味を理解できた。“がんばっても仕事が終わらない”“時間がいくらあっても足りない”という人は、このパラダイムシフトを自分に取り入れることから始めるとよさそうだ。


他にも、具体的な方法をいろいろと教えてくれる。マニュアルを作る、手順を標準化する、時間管理をしっかり行うための「朝メール」「夜メール」*1など。非正規雇用のスタッフを戦力化することや、人事の評価方法を変えるなど、組織としての手法も紹介されているが、まずは自分で「定時に帰る」と決意することから働き方は変えていける、と希望がわいてくる。
現在組織で働いていない私のような人でも、仕事を効率化するヒントがたくさんもらえる本だと思う。

私が特に興味を持ったのが「朝メール」「夜メール」。これは、始業前に今日の予定や仕事内容、見積もり時間を所属長やチームスタッフにメールする「朝メール」、実際はどうだったのか報告する「夜メール」の2本立てになっている。
朝予定を立てておき、仕事が終わった時に予定通りできたか検証することが習慣化すれば、時間の見積もりも正確になり、優先順位もつけやすくなるという。

さらに、スケジュール管理に付せんを使うことを勧めている小室さんは、プロデュースされたワークライフバランス手帳の時間の幅をテンミニッツの付せんに合わせてあるというおまけ情報まで知ることができ、来年の手帳候補に浮上。


「視点の変え方」「すぐに取り組める方法」の両方がわかるので、非常に導入しやすい本だと思う。日本企業の多くがこの本のやり方を取り入れて、ワークライフバランスが取れるようになってほしい、と強く思った。
書店で見かけて買った小室さん監訳の『1日5分!忙しすぎる毎日から抜け出す習慣術』が積ん読になっているので、早く読もう。
私のアクション:朝メール/夜メールをやってみる


以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。

時間に仕事を割り当てる(P28)

…「10時から11時でAという仕事を終える」といったように、先にかける時間を意識したスケジュールを組むことにするのです。そうすると、「何とか予定した時間内に仕事を終わらせよう」という気持ちが強くなります。この例でいえば、1時間の中でAという仕事を終わらせなければならないなら、どういうやり方がいいのか、もう一度自分に問いかけ、新たな工夫をするようにもなるでしょう。その結果、時間内の処理能力が高まります。

朝メール・4つのルール(P30)

1.15分刻みで仕事の予定を立てる
2.業務とそれにかかる時間をセットで考える
3.残業なし、定時で終わるように予定を立てる
4.それぞれの業務に優先順位をつける

“仕事の重石”をとりのぞく(P97)

先に進めない原因を一つ取り除くだけでも、仕事は乗り越えられたりするものです。なぜならか、その一つの仕事が重石になって、仕事量以上に忙しい感覚に陥っているだけのこともあるからです。

*1:専用の携帯サイトがあり、ひとりでもできるそうです。登録している他の人が何人夜メールをすでに送っているかもリアルタイム表示されるので、励みになるとか