「快適最小限」を実現するキーワード２(P5)
・「ためずに流れをつくる」
主に書類、ノート、名刺といった紙類を管理する時、念頭に置く。
・「器のサイズを意識する」
モノを適切な量に抑えるために心がけている。
この考え方は時間やタスク管理にも使える。
書類を４つに分ける(P17)
１．アクティブ書類……現在使っているもの。
アクティブ書類に仕分けしたものでも、最新版だけにするなど、できるだけ絞り込む。
２．スキャン用書類……Ｘフレームのスキャンフォルダに入れ、日を決めてスキャンする（月に一度、著者は１日と決めている）。
迷ってもスキャンの前に再確認できるので、軽い気持ちで仕分けすればよい。
３．保存用書類……入れる時に今入ってるものをチェックし、スキャンまたはゴミ箱へ。
増えていかない（＝見直す機会がない）フォルダもあるため、これとは別に３か月に一度、全体をチェックする日を設ける。
４．ゴミ箱行き
ＰＣのゴミ箱と同じく、ゴミが収集されるまでは回収可能。ゴミ箱に捨ててもまた回収できる、と考えると発想が変わる。
「活用」と「保管」を明確に分ける(P78)
今使っているペンだけをペン立てに入れ、他のものは「保管」場所へ。使いたいモノがすぐ手に取れなければ意味がない。
モノを買うとそのモノへの責任も生まれる(P100)
モノを買うということは、そのものをしっかりと活用してあげるという責任も同時に引き受けるということ。これはあのシチュエーションでしっかり活かせると判断でき、自分にＧＯサインを出せた時だけ、モノを買うようにしている。
単機能のよさは、「その文具を手にすると、その仕事だけに集中できること」(P102)
「多機能」と違って「単機能」は、あれもこれもとはいかず、どうしたってひとつのことだけに絞られる。それが結果として集中ということにつながっているのかもしれない。いわば、使うツールによって自分自身の思考モードのスイッチがカチッと切り替わるイメージ。
使う時に考えなくていいもの。それが頭にやさしく、頭を使うべきことに集中させてくれる。
マンスリー手帳の今月の外枠をグレーのマーカーで囲う(P124)
１か月はこの枠の中だけと明確に意識するため。
手帳を買ったら、この外枠を囲む作業を真っ先に１年分やる。
外枠をつけただけで１か月のイメージが明確な輪郭をもって理解できるようになる。
これは、月末がすんで月初に気が緩むのを防ぐ効果もある。
１か月の外枠を囲むことで、月末までの面積が明確になる。すると、月の初めから適度に緊張感をもって仕事に向き合える。
時間という目に見えないものは、可視化して面積で示してあげると、ぐっと管理しやすくなる。
ＴＯＤＯ全集は家で保管する(P134)
「ＴＯＤＯ全集」は朝チェックして、その日のＴＯＤＯをリストアップしたら、もはや見る必要はない。むしろそれがノイズになりかねない。
仕事中に新たなＴＯＤＯが生まれる時は、ポストイットを１枚取り、そこに書きとめておく（複数件を１枚に書く）。
仕事が終わったらマンスリー手帳のその月のページに貼っておく（自宅でも必ずマンスリー手帳は見るため）。自宅でＴＯＤＯ全集に書き加える。
メモを書くことと同じくらい、その後の自分が確実に見る動線上にメモを残すことも大事なこと。
「時計式」で１日のＴＯＤＯの積み残しが減る(P141)
「時計式」は24時間しか書き込めないクローズドリスト。30分、１時間と積み上げていけば、いずれはすべて埋まる。文字盤すべてを埋めたあとに、まだやるべきことがあるならば、当たり前の話だが、何かをあきらめて入れ替えるしかない。
この入れ替えるという発想は、リスト式にはない。余白がある限り、何の疑いもなく書き込めたからだ。
「時計式」だと、入れ替え、つまり「トレードオフ」という考え方が自然にできる。
朝、予定を立てる時に、これは明日やろうと見切りをつけるのと、１日の仕事が終わったあとに、やり残しは仕方ないから明日やろうというのでは気分がまったく違う。自らの判断で明日に回そうというのは前向きだが、時間切れで明日に回さねばというのは、まるで自分が仕事ができない人間だと烙印を押された気分になってしまう。
