毎日「ゴキゲン♪」の法則

自分を成長させる読書日記。今の関心は習慣化、生産性、手帳・ノート術です。

タイトル・装丁にだまされてはいけない☆

画像がないのも皮肉だが*1、表紙には「年間300万円のムダを退治できる!」と書いてある。しかも、いかにも役に立ちそうなタイトル。半年ほど前、珍しく書店の店頭に並んでいるものを買ってきた。出版直後だったので平積みしてあった。もしこの時すでに「探書リスト」*2を作っていたなら、買わなかったかもしれないと思うと惜しまれる。

というのもこの本は個人向けではなく、組織、できれば全社対象のプロジェクトを売り込むためのものだからだ。よく考えればわかるが、年間300万も削減できるということは、それ以上の金額を経費として使っている大きめの組織向けなのだ。この本を読んだあと、“最近は売るために本のタイトルや装丁を内容からかけ離れたものにすることが多い”という出版業界の事情を知ってなるほど、と納得した。

あなたが企業の改革・改善担当なら一読の価値があるが、それ以外の方はタイトルに釣られてだまされないようご注意を。


以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ*3

集中するための制限(P85)

1.時間制限
(1)3分で、5分で、10分で
(2)電車がホームに入ってくるまで
(3)電車が目的地に着くまで
(4)待ち人がやってくるまで
2.視聴覚制限
(1)机の上によけいなものを置かない
(2)探しものをしないですむ(整理・整頓によって)
(3)騒音を断つ(私語、電話など)
3.文字数/枚数制限
(1)50文字以内で(短文)
(2)30文字以内で(箇条書き)
(3)15文字以内で(テーマ)
(4)A4サイズ1枚で

「業務の再設計」役立つチェックリスト(P110)

1.WHY
なぜこの仕事をやるのか  →廃止
この仕事は何の役に立つのか 
2.WHAT
具体的に何をやるのか→質量のチェック
3.WHO
他部署または専門業者でやれないか→移転・委託
4.WHEN
いつまでにやればよいか   →納期
中間報告はいつやったらよいか
5.HOW
もっと短い時間でやれないか
もっとカンタンにやれないか
もっと少ない人数でやれないか →簡素化/機会化
もっと機械化してやれないか   
もっと狭いスペースでやれないか
もっと安い費用でやれないか
6.HELP
誰に、どの部署に協力してもらうか→パートナー探し
7.CHECK
実施目標を達成したか →フィードバック
実施目標の修正は必要か

「高速処理」であらゆる仕事の時間短縮(P116)

(1)3分間で報告する
「3分間報告」を効率よくやるには、メモを使う。1分間に話せる量は200〜300字。
(2)2分以内で決断する
大きな案件は、いくつかのユニットにちぎって、ひとつひとつを2分以内で片づければよい。
(3)1分以内でメールを処理
メールの受信トレイをいつも整理された状態に保つためには、

  • タイトルを見て、読まずに消去するもの
  • 読んだら、ただちに削除するもの
  • 返事の必要はないが、取っておきたいもの(印刷する場合も)
  • 自分あてに来たもので、返信を必要とするもの

これらの4つを、できれば1分以内に判断して処理する。
(4)10分で資料を作成する
具体的には、結論→理由→添付資料といった順番に書くのが鉄則。「ぜい肉のない1枚の資料」を作ることを心がける。A4サイズ1枚程度なら、10分で仕上げられる。

資料を早く作るための方法(P125)

・短文作りの練習をする
テーマは15字、箇条書きは30字、短文は50字以内と決めて、伝えたいことを書く練習をする。新聞のコラム欄や社説、電車内の吊り広告、テレビのCM、電光掲示板ニュースなど、よいお手本として参考にできる。
・文章の始まり、つなぎ、終わりに便利な言葉をもつ
私は、約100くらいの言葉をリストアップし、自然に書けるようにしている。「世の中では」「ひとことで言えば」「前に述べたとおり」「思われる」「必要である」といった具合だ。
・メモや箇条書きを積み重ね、資料作成を行う
「こま切れ時間」や「移動時間」などを利用して、メモを使って材料集めをし、一方で作成する資料の骨組(目次)を作る。これらを効果的に利用して、手早く必要な資料を書き上げる。

*1:amazonのページではご覧になれます

*2:奥野宣之さんが提唱する、書店で衝動買いをしないためのリストのことです

*3:悔しいので、数少ない個人でも使えるノウハウはメモしました