毎日「ゴキゲン♪」の法則

自分を成長させる読書日記。今の関心は習慣化、生産性、手帳・ノート術です。

基準は「明日やる」の時間術☆☆☆☆☆

タスクシュートの大橋悦夫さん、佐々木正悟さんがかなり前*1に推奨していた本。
私はたまたま少し前に大橋さん(うろ覚えです…すみません)がツイッターでこの本について言及されているのを読み、面白そうだと思って図書館で借りてみた。

衝撃的な本だった。


◆目次◆
はじめに
第1章 まず脳の特性を知っておこう
第2章 仕事のシステムをつくる7つの原則
第3章 「効率」はあなたの創造力と整理にかかっている!
第4章 あなたのタイム・マネジメントは間違っている?
第5章 忙しいだけの仕事は捨てよう
第6章 緊急の仕事を見分けよう
第7章 最強のマネジメント・ツール「クローズ・リスト」
第8章 究極の仕事術「マニャーナの法則」
第9章 タスク・ダイアリーを使ってみよう
第10章 自主的な仕事は「ファースト・タスク」にする
第11章 「WILL DOリスト」vs「TO DOリスト」
第12章 その日の仕事を終わらせよう
第13章 「ぐずぐず先送り」はこれで防止
第14章 プロジェクトにはこう対処する
第15章 システムを機能させよう
おわりに
訳者あとがき

何が衝撃的って、サブタイトルがすごい。
「明日できることを今日やるな」ですよ。受験勉強をしていた頃「今日できることを明日に延ばすな」をモットーにしていたのに、真逆。いいのか、それで?!

でも、「いいんです。ちゃんと回ります」というのがこの本の内容。

基本コンセプトは「理性で衝動の脳に勝つ」こと。衝動的に何かをしたいと思って予定がメチヤクチャになってしまう、私のようなタイプにはかなり有益だと思う。突発的事項が起こらないように、きちんと計画できる方法だ。

 ……毎日、仕事を確実に終わらせる……名づけて、「マニャーナ(スペイン語で「明日」*2)の法則」。「明日やる」ことで、仕事を完全に終わらせる画期的な方法です(P112)。

1.仕事を、その発生と同じ日に手がけるのは極力避ける
2.「クローズ・リスト」を使う
(中略)
このふたつを組み合わせて、仕事を「明日やる」ことにする――これを、「マニャーナの法則」と呼ぶことにします。この法則の根底にあるのは、「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という考え方です(P112)。


「何でも今すぐやろうとしない」ことが最大のポイント。
つまり、発生するあれこれを、原則「明日やる」ことにして、1日のバッファを設ける方法なのだ。
もちろん、緊急のケースもあるが、「今すぐ」「今日中」「明日」「それ以降」にどう分けるか、「実行するタイミングの最適化」がこのシステムのカギ。

予定が破綻してしまう人はたいていここが苦手だと思うが、繰り返し練習できるようワークがたくさん用意されているので、少しずつコツがつかめる。


また、この本では「ToDoリスト」は使わない。使うのは「WillDoリスト」。

 つまり、「TO DO(やるつもりの)リスト」のかわりに、「WILL DO(すると決めた)リスト」があればいいわけです(P154)。

この違いは、「ToDoリスト」がどんどんやることが増えていくオープンリストなのに対し、「WillDoリスト」は今日はこれだけやると決め、それ以上は増えないクローズリストであること。
私たちが1日の終わりにヘトヘトになったりうんざりしてしまうのは、永遠に終わらないToDoリストのせいだ。クローズにしてしまえば、そのリストを全部こなすと「今日は終わり」にできるのだ。


一番印象に残ったのは、「優先順位は必要ない」こと。タスクシュート時間術でも、優先順位は重要ではない、とあって驚いた記憶があるが、この本の影響もあったのかもしれない。
全部完了できるのなら、順番はどうでもいいという。

また、優先順位を逆手に取り、“低いものからやると突発的な仕事が減る”という驚きの提案も。
「緊急かつ重要」が最優先、というのが時間術では一般的だが、それは大事だけど急ぎじゃないものをあと回しにした結果だからだという。つまり、優先順位が今は高くないからあとでいいや、というツケをあとで払わされるのなら、優先順位が低い今のうちに片づけておけば、突発的な仕事はいつの間にかなくなるのだ。


一見すると一般的な時間術と正反対のようだが、実際にはデッドラインの引き方が違うだけで、今までのやり方をすべて捨てなければ試せないような前衛的な方法ではない。
「緊急かつ重要」など、4つに分類する方法とも、実は相性は悪くないと思う。「緊急ではないが重要」を優先的にやる、というのはよく言われることだからだ。


大切なのは、いつやるかの判断と、「WillDoリスト」をきちんと実行する、の2つだけ。
大きなプロジェクトの扱いや、習慣化したいことをどう組み込むか、日々のルーティンはどうするのかなどにも言及されているので、毎日の仕事をスムーズに行える。


毎日夕方にはもうヘトヘト、という人はこの本の著者の言葉を借りれば「システムに問題がある」はず。燃え尽きる前にぜひ読んでみてください。

※少し前の記事ですが、「シゴタノ!」にも具体的な方法が紹介されています。
『マニャーナの法則』重版決定しました――シゴタノ
私のアクション:「マニャーナの法則」を試す

関連記事
読書日記:『タスクシュート時間術』


以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。※メモに関してこちらをご覧ください。

システムを作るための7つの原則(P28)

1.明確なビジョンを持つ
2.一事に集中する
3.少しずつ頻繁に行う
4.リミットを設ける
5.「クローズ・リスト」を使う
6.突発の仕事を減らす
7.コミットメントと興味を区別する

「理性の脳」を使って、「衝動の脳」の突発の仕事への対処をコントロールし、計画への干渉を抑えることが、この原則を守る鍵(P36)

効率を上げるには、創造力と整理のレベルを上げよう(P47)

効率のよさ=創造力×整理のレベル

「コミットメントする」仕事を選ぼう(P62)

コミットメントとは、「私はこの仕事に専念する」という宣言。

引き受けるかどうかの判断は「心から『イエス』と言えるか?」(P65)

コミットメントを迫られても、「心から『イエス』と言えるか?」という問いかけを習慣にする。もし答えが「ノー」なら、キッパリ断ろう。
できないコミットメントをしても、いい加減な仕事をして相手に迷惑をかけるだけ。

本当に緊急な仕事?(P77)

緊急の度合いを3つに分ける。
1.今すぐ
2.今日中に
3.明日やる
この3つのうち、「3.明日やる」を基準にする。

「理性の脳」を動かすには書き出してみる(P85)

「コーヒーが飲みたい」「このサイトは面白い」といった衝動が起こっても、すぐに行動せず、かわりに「コーヒーを入れる」「××(URL名)を調べる」とノートに書きとめてみる。その後なら、それは衝動へ反応ではなく、考えた上での決断になる。

「『今日中に』か『明日やる』の判断に迷った場合は、書きとめてみる」ことをルールにする。
専用のノートを作っておくとよい。

「今すぐ」「今日中」「明日」の分類は慎重に(P95)

よくあるミス1:何でも今すぐにすること
よくあるミス2:「後で」にして、取りかかる時期を決めていない

まずどの仕事を「至急」にするかの理解が整理整頓への第一歩(P98)

どんな仕事についても、今日か明日のうちどちらで取りかかるかを決める。特別な状況がない限り、明日がベスト。

いつも同じ方法で優先順位をつければ、必ず同じような仕事がやり残しになる(P106)

この問題を解決するには、仕事量を適切に保つしかない。できない仕事を引き受けない方がよいのはそのためであり、それを実現するのが「クローズ・リスト」。

仕事を完了できるなら順番はどうでもよい(P106)

※著者の場合は「簡単なものからやる」。
例)メールの一括処理
1巡目はすぐ消去できるもの、次は簡単にすむもの、という感じで進め、最後に熟考の必要な2、3通が残る。

メールや留守電と同様、「今日中に」処理することが必要な書類がないかチェックすること(P116)

「タスク・ダイアリー」の利点(P121)

1.書き込むことで「バッファー・ゾーン」ができ、緊急案件と誤解して衝動的に反応するのを防ぐことができる。
2.書くことで、「今日中に」か「明日やる」のかをよく考えて判断することができる。
3.最終項目の下に線が引いてあるので、その下に来る仕事は「追加仕事」。これがわかれば、不要不急の仕事を「今日中に」しなくなる。
4.1日の終わりに、線の下に書いた項目が「今日中に」にふさわしいものだったかどうかの評価ができる。
5.仕事に追われる日があれば、その原因はリストにない仕事をしたため。リストにない仕事をいくつしたかをチェックすれば、自分の仕事のしかたの評価ができる。

「タスク・ダイアリー」に書くのは3種類の仕事だけ(P131)

1.前日以前にスケジュールされた仕事
2.前日に集められた仕事
3.「今日中に」する必要があり、「クローズ・リスト」の下に追加された仕事

「タスク・ダイアリー」に繰り返し書かないために、別のリストを作っておく(P131)

「デイリー・タスクリスト」を用意しておくとよい。
1.あと片づけ
退社時、オフィスを閉めるのに必要なことをリストにしておくと便利。机を整理する、データのバックアップを取る、ファイルを元の場所に戻すなど。
2.毎日発生する仕事
ため込むよりも毎日やっておく方がいいもの。領収証の精算、請求書の処理など。
3.毎日しておきたい仕事
「少しずつ頻繁に」の原則に従い、毎日少しずつやりたいと思うもの。読書、運動、執筆など。
4.繰り返しの必要な仕事
オフィスの掃除や、机や棚、ファイルの整理など。

自主的な仕事は「ファースト・タスク」で(P140)

今最も進めたい仕事、「毎日一番はじめにする」べき仕事。
レポートを少しずつ書き進めるなど。
“朝一番を逃すと、まずその日にはできない”ものを選んでもよい。

「ファースト・タスク」に向く仕事3(P146)

1.「やり残し」を片づける
2.仕事のシステムを修正する
「全然」と「いつも」がキーワード(「置き場所が全然わからない」とか、「いつもなくなる」など)。同じ問題が繰り返し起きるのは、システムに欠陥があるから。
システムの欠陥を見つけたら、直すことを「ファースト・タスク」にする。システムの修正は見返りが大きい。
3.プロジェクトを進める
特定の期間に集中してやりたいことを選ぶ。確定申告の準備、セミナーの企画など。

「WILL DOリスト」の中身とは(P155)

1.「ファースト・タスク」
2.メール
3.留守番電話
4.書類
5.1回で終わる仕事
6.「デイリー・タスク」

著者のやり方:「WILL DOリスト」のスタンダード版をパソコンに保存しておき、毎日多少の手直しをする。スタンダード版には、毎日変わらない項目(1〜5)と「デイリー・タスク」があり、その他は「タスク・ダイアリー」からコピーする。

※「WILL DOリスト」例:
・「ファースト・タスク」
・メール
・留守番電話
・書類
・「タスク・ダイアリー」にある仕事
・ニュースレターを書く
・雑誌を読む
・机の整理
・床をきれいにする
・明日のリスト作成

*1:ツイッターでは6年前、と書かれていたと思います

*2:本ではスペイン語の綴りが出ていますが、正しく表示されないので省略しています