毎日「ゴキゲン♪」の法則

自分を成長させる読書日記。今の関心は習慣化、生産性、手帳・ノート術です。

「ラベル」と「フィルタ」でラクラクメール管理☆☆☆

※ [Kindle版] はこちら

ずいぶん前からGmailを使っている。以前はメルマガをガラケーに転送したり、カスタマイズもしていたが、この頃は受信トレイにたまる一方。
何とかしたいと思ったきっかけは、実は今年前半に読んだ本多さおりさんの本の、ある写真だった。


◆目次◆
はじめに
本書の使い方
第1章 「削除」せず快適にする
第2章 新習慣で時間を最大限短縮する
第3章 「ラベル」と「フィルタ」で徹底的に整理・分類する
第4章 最速、ピンポイントで検索する
第5章 自在に情報を蓄積する
第6章 仕事を効率的に管理する
第7章 密なコミュニケーションでつながる
あとがき
巻末付録

本多さんもGmail愛用者だそうで、そこに写った受信トレイではすべてのメールに色分けされたラベルが付けられ、整然と並んでいた。キレイで驚いた。私の使っているGmailと同じもの、というのが信じられなかった。
「どうしたらこんな風にできるんだろう?」という疑問がわき*1、ずいぶん前に探書リストに入れていた、この本のことを思い出した。

2010年出版の本なので、正直言って操作方法などはかなり変わっている。この本を見ながら何かしようとしても、写真は少ない上に白黒。結局ネットで最新の情報を別に調べて操作することになった。
それでも、Gmailがどんなコンセプトで、どんなことができるのか、という方向性のようなものはこの本を読んで初めて理解できた。


著者の樺沢さんは精神科医だが、たくさん本も書いているし、メルマガも多数(出版当時で6誌も)発行したり、とにかく多忙。メールも平均1日500通は来るのに、処理にほとんど時間はかけていないそうだ。
それにはコツがある。Gmailのしくみをきちんと理解し、有効利用しているからこそできるのだ。


ポイントは「エイリアス機能」、「ラベル」と「フィルタ」のしくみを理解して使いこなすこと。
エイリアス機能」とは、本来のメールアドレスに+をつけることで、無限にメルアドを増やせる、という機能だ。
たとえば、kabasawa@gmail.comをメインアドレスとして使っている場合、kabasawa+mailmaga@gmail.comとしてメール受信用にしたり、通販サイトにはkabasawa+shopping@gmail.comで登録しておく。数に上限はないので、好きなだけ作れる。

「ラベル」とはGmail特有の機能で、他のメールソフトでいう「フォルダ」に近いが、あくまで「ラベル」。入れものは「受信トレイ」だが、同じラベルのものを検索したり、まとめて表示したり、一見フォルダのように表示することもできる。
この「エイリアス機能」で分けたアドレスと、ラベルを組み合わせてフィルタ*2を作っておけば、あとは自動的にGmailがその通り処理してくれるのだ。
Gmailの検索条件には宛先のアドレスも含まれるので、「エイリアス機能で分けたアドレスごとに違うラベルを貼る」といった処理が可能になる。
同じところに届くが、別のものとして分類できるのが「エイリアス機能」の利点。


このフィルタをきちんと作っておけば、必要なメールはすべて最適なところにおさまる。樺沢さんは受信トレイはほとんど見ないそうだ。なぜなら、「見るべきメールはすべてラベルをつけるように設定しているので、受信トレイに入るのは見る必要のないメールだけ」というのがその理由。
受信トレイのメールは削除もせず、そのまま放置しているという*3
つまり、樺沢さんは受信トレイは空にしない主義なのだが、それでも「インボックスゼロ」の考え方は守れているのだとか。処理が必要なメールはすべて目を通し、ほぼその日のうちにきちんと処理できているので、まったく問題なし。
※インボックスゼロについて――以下の記事が参考になります
メール整理術-インボックスゼロのすすめ――5セカンズ
Inbox Zero!受信トレイゼロを目指すメール管理術――LIG INC.←発案者の記事(英語)のリンクがあります

著者は多忙なので、やはりスピードは重要なポイント。各種ブラウザとGmailの相性について、自らストップウォッチで計測して検証した、というデータに驚いた。
Google Chromeが圧倒的に速い*4。何となく、使い慣れたInternet ExplorerIE)のままにしていたが、これだけ違うなら変えよう、と決意した。


他にも、アイデアメモ、情報ストレージとして使う、もらった名刺のデータをほぼ自動的にGmailに取り込む方法、など使えるわざがいっぱい。
以前私も苦労した、名刺交換した相手から自動的に送られてくるメルマガを回避する方法なども便利だ*5


「操作方法」はネットで調べれば最新のものがわかるが、それはあくまで「操作レベル」。しくみや考え方を理解しておけば、もしこれから操作方法が少々変わっても抵抗なく使えるはず。
以前から「フィルタ」は使っていたが、「見よう見まね」で作ったためよくわかっていなかったし、苦手意識もあった。
それが、この本を読んで抵抗なく使えるようになったので、それだけでも私には大きい。
ラベルの付け方や色分けの方法も説明してあったので、これからやります。

格安スマホのためにGmailを使い始めたばかりの人も多いはず。この本にスマホでの使い方は載っていませんが、基本的な考え方を知れば、あとあとグッと楽になります。
必要だ、と思った方はぜひどうぞ。
私のアクション:Google Chromeデビューする
■レベル:守

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読書日記:『読んだら忘れない読書術』※著者の本。この本について言及されています


以下は私のメモなので、興味のある方はどうぞ。※メモに関してこちらをご覧ください。

*1:残念ながら本多さんの本には、設定方法などは載っていませんでした…

*2:メール自動振り分け機能のこと。慣れれば簡単に作れます

*3:Gmailは容量が大きいので削除する必要がない=手間をカットする、というのと、間違えて必要なメールを消すリスクを避ける、というふたつの理由からそうしているそうです

*4:処理スピードは約3倍

*5:それには自分の名刺に載せるアドレスに工夫が必要なので「すぐ使える」とは言えませんが、届いてから同様にフィルタを作れば回避は可能です